Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Vebi Fejzuli (VebiSoft)
Ernst-Heinkel-Straße 14
71404 Korb
Deutschland
E-Mail: info@vebisoft.com
Telefon: +49 176 32223663

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetzgeber vorgesehen wurde.

3. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die der Browser an den Server übermittelt. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert. Folgende Daten werden erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Aufgerufene Seite

Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, der IT-Sicherheit und zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich nach den Einstellungen und Löschfristen des Hosting-Anbieters; Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Missbrauchserkennung erforderlich ist.

4. Cookies und lokaler Speicher

Unsere Website verwendet keine nicht notwendigen Cookies und kein personenbezogenes oder seitenübergreifendes Tracking. Zur Speicherung Ihrer Darstellungs- und Spracheinstellungen kann der Browser-Speicher (localStorage) genutzt werden. Diese Speicherung dient ausschließlich der technischen Darstellung und Benutzerfreundlichkeit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Website).

Zur aggregierten statistischen Analyse der Website-Nutzung setzen wir Vercel Web Analytics ein (siehe Abschnitt 10). Dieses Werkzeug verwendet keine Cookies und wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Ihre Entscheidung speichern wir im Browser-Speicher (localStorage), damit der Hinweis nicht bei jedem Besuch erneut erscheint; diese Speicherung ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Sie können den localStorage jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder deaktivieren.

5. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, wird in Ihrem E-Mail-Programm eine vorbereitete Nachricht an uns erstellt. Eine Übermittlung an uns erfolgt erst, wenn Sie die E-Mail tatsächlich versenden. Nach Eingang der E-Mail verarbeiten wir die darin enthaltenen Angaben zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Erhoben werden insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Betreff der Anfrage
• Nachrichtentext

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen und gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Kommunikation nicht unmittelbar vertragsbezogen ist. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 24 Monaten — sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Hosting und Deployment (Vercel)

Unsere Website wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet und ausgeliefert. Serverseitige Funktionen und Ressourcen unserer Projekte werden dabei primär in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) betrieben. Vercel verarbeitet technisch notwendige Daten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Aufrufs, angeforderte URL, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten.

Zweck der Verarbeitung ist die sichere, stabile und performante Bereitstellung der Website, die Fehleranalyse und die Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Online-Angebots.

Die Speicherdauer richtet sich nach den technischen und vertraglichen Einstellungen bei Vercel. Protokolldaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

Hinweis zur Drittlandübermittlung: Vercel hat seinen Sitz in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ergänzender Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen: https://vercel.com/legal/privacy-policy und https://vercel.com/legal/dpa.

7. Backend, Datenbank und Authentifizierung (Supabase)

Für einzelne SaaS-Produkte und technische Backend-Funktionen nutzen wir Supabase (Vertragspartner ist die Supabase Pte. Ltd, Singapur; nebst verbundenen Gesellschaften). Unsere Supabase-Projekte werden in der Region Frankfurt am Main (Deutschland, AWS eu-central-1) gehostet; Datenbank- und Speicherinhalte liegen damit innerhalb der Europäischen Union. Supabase kann je nach Produkt insbesondere Datenbankinhalte, Benutzerkonten, Authentifizierungsdaten, Protokolldaten, technische Nutzungsdaten und hochgeladene Dateien verarbeiten.

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Datenbank-, Authentifizierungs-, Speicher- und Backend-Funktionen unserer Softwareprodukte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsvermeidung.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag, Produktzweck und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nutzer- und Inhaltsdaten werden gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Hinweis zur Drittlandübermittlung: Vertragspartner ist nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Supabase (Fassung vom 1. August 2026) die Supabase Pte. Ltd mit Sitz in Singapur. Die Speicherung der Datenbank- und Dateiinhalte erfolgt unverändert in der Region Frankfurt am Main. Ein Zugriff aus Drittländern, insbesondere aus Singapur und den USA, etwa im Rahmen von Support und Wartung, kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. Für Singapur besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Weitere Informationen: https://supabase.com/privacy und https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum.

8. E-Mail-Versand (Brevo)

Für den Versand transaktionaler E-Mails, etwa Systemnachrichten, Benachrichtigungen oder Antworten auf Anfragen, nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland). Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt, Zustellstatus und technische Protokolldaten verarbeitet werden.

Zweck der Verarbeitung ist die zuverlässige Zustellung notwendiger E-Mails im Rahmen unserer Website und SaaS-Produkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die E-Mail-Kommunikation für Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Zustellbarkeit, Sicherheit und Nachweis der Kommunikation.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an der weiteren Speicherung entgegenstehen.

Brevo ist ein europäischer Anbieter mit Sitz in Deutschland; die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/ und https://www.brevo.com/de/legal/dpa/.

9. Geokodierung und Kartenanzeige (OpenStreetMap / Nominatim)

In einzelnen SaaS-Produkten nutzen wir den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich), um Objekt- und Kundenadressen in geografische Koordinaten umzuwandeln und auf einer Karte darzustellen. In Notfallformularen der VS-Haus-Mitarbeiter-App (z. B. Verbandbuch, KFZ-Schaden) kann zudem auf Tastendruck ein einzelner Standort in eine Anschrift umgewandelt werden.

Eine Übermittlung erfolgt nur dann, wenn eine Adresse geokodiert, eine Karte tatsächlich geöffnet oder im Notfallformular „Standort übernehmen“ angetippt wird. Übermittelt wird ausschließlich die jeweilige Adresse bzw. der einzelne Standort sowie die technisch notwendige IP-Adresse des abrufenden Systems; personenbezogene Stamm-, Zeit- oder Auftragsdaten werden nicht übertragen.

Zweck der Verarbeitung ist die Darstellung von Einsatzorten und die Unterstützung der Einsatzplanung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Funktion zur Vertragserfüllung erforderlich ist; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer nutzerfreundlichen Darstellung.

Hinweis zur Drittlandübermittlung: Die OpenStreetMap Foundation hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO; einer zusätzlichen Garantie bedarf es daher nicht. Weitere Informationen: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

9a. KI-gestützte Texterkennung (Mistral AI)

In einzelnen SaaS-Produkten (derzeit VS Haus) nutzen wir den Dienst der Mistral AI SAS (15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich), um Belege und Kontoauszüge auszulesen. Der Dienst wird ausschließlich als Rückfallebene eingesetzt: nur wenn ein Dokument von der automatischen Texterkennung nicht gelesen werden kann (z. B. ein eingescannter oder fotografierter Beleg), wird das Dokument an Mistral AI übermittelt.

Übermittelt wird der Inhalt des jeweiligen Dokuments. Dieser kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Anschriften, Rechnungs- und Zahlungsangaben oder Bankverbindungen (IBAN). Weitere Daten aus dem Kundenkonto werden nicht übertragen.

Zweck der Verarbeitung ist die Erfassung von Belegen und Kontoumsätzen im Rahmen der vom Kunden genutzten Produktfunktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt der Einsatz als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Die Nutzung der übermittelten Inhalte zum Training von KI-Modellen ist für unser Konto deaktiviert. Mistral AI speichert Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung und handelt insoweit als eigener Verantwortlicher. Das Ergebnis des Auslesens wird nur als Vorschlag angezeigt und vor der Übernahme vom Nutzer geprüft; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://legal.mistral.ai/terms/privacy-policy und https://legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum.

10. Website-Analyse (Vercel Web Analytics)

Diese Website nutzt Vercel Web Analytics, einen datenschutzfreundlichen Analysedienst der Vercel Inc., um aggregierte Informationen über Seitenaufrufe, Herkunftsländer, verwendete Geräte und die Nutzung der Website zu erhalten. Die Auswertung dient ausschließlich der technischen Verbesserung, Reichweitenmessung und Optimierung unseres Online-Angebots. Vercel Web Analytics verwendet nach Angaben des Anbieters keine Cookies für werbliche Zwecke und erstellt keine personenbezogenen Nutzerprofile für Cross-Site-Tracking.

Vercel Web Analytics wird ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung findet keine Messung statt; es werden keine personenbezogenen Nutzerprofile gebildet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

Verarbeitet werden insbesondere aggregierte oder gekürzte technische Nutzungsdaten, darunter:

• Aufgerufene Seiten (URL)
• Referrer (Herkunftsseite)
• Ungefähres Herkunftsland
• Browser-Typ und Geräteklasse (z. B. Desktop / Mobil)

Die Speicherdauer richtet sich nach den Einstellungen und Löschfristen von Vercel. Eine Übermittlung in die USA kann aufgrund des Sitzes von Vercel nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage geeigneter Garantien. Weitere Informationen: https://vercel.com/legal/privacy-policy.

11. Rechte der betroffenen Personen

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 / 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

13. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL/TLS-Verfahren in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wir treffen darüber hinaus geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Website von Ihnen abgerufen werden.